Privacybescherming is allang geen bijzaak meer. Voor organisaties die persoonsgegevens verwerken, en dat is inmiddels vrijwel elke organisatie, is een goed ingericht privacybeleid een must. De vraag is alleen: wie neemt binnen jouw organisatie de dagelijkse verantwoordelijkheid voor die privacy compliance op zich? Voor veel bedrijven blijkt een fulltime Privacy Officer aannemen ofwel te duur, ofwel praktisch lastig. De oplossing die de afgelopen jaren fors aan populariteit wint: PO as a service.
Wat doet een Privacy Officer eigenlijk?
Een Privacy Officer (PO) is de spil binnen een organisatie als het gaat om AVG-compliance. Waar een Functionaris Gegevensbescherming (FG) vooral een toezichthoudende en adviserende rol heeft, is de Privacy Officer juist actief betrokken bij de implementatie van privacy maatregelen. Denk aan het opstellen en bijhouden van het verwerkingsregister, het beoordelen van verwerkersovereenkomsten, het uitvoeren van DPIA’s, het afhandelen van datalekken en het opzetten van awareness-trainingen voor medewerkers.
De Privacy Officer is dus de operationele motor achter je privacybeleid. Zonder deze rol blijft AVG-compliance vaak steken in goede voornemens en losse initiatieven.
Waarom uitbesteden?
Het aannemen van een gekwalificeerde Privacy Officer is niet zomaar geregeld. De arbeidsmarkt voor privacy professionals is krap, salarissen liggen fors, en voor veel MKB-organisaties is een fulltime rol simpelweg te veel van het goede. Tegelijkertijd wil je niet dat privacy een sluitpost wordt of dat een niet-gespecialiseerde collega er “even bij” doet.
Een externe Privacy Officer, ingehuurd via een PO-as-a-Service constructie, biedt de perfecte tussenoplossing. Je krijgt toegang tot ervaren specialisten die precies weten wat er moet gebeuren, zonder de kosten van een vaste medewerker. De schaalbaarheid is een van de grootste voordelen: heb je in een bepaalde maand veel privacywerk door de introductie van een nieuw systeem, dan schakel je meer uren in. Is het rustiger, dan neem je minder af.
Wanneer is PO as a service interessant?
Deze constructie past bij een breed spectrum aan organisaties:
- MKB-bedrijven die groeien en waar privacy structureel geregeld moet worden, zonder dat een fulltime Privacy Officer haalbaar is
- Startups en scale-ups die tijdens investeringsrondes of enterprise-deals moeten kunnen aantonen dat hun privacybeleid op orde is
- Grotere organisaties die tijdelijke ondersteuning nodig hebben tijdens piekmomenten, zoals bij implementatie van nieuwe systemen of na een overname
- Organisaties in gereguleerde sectoren zoals life sciences, zorg en industrie, waar sectorspecifieke privacy vraagstukken continu aandacht vragen
Wat mag je van een goede aanbieder verwachten?
Een professionele PO-as-a-Service aanbieder levert meer dan alleen “een adviseur op afroep”. Je krijgt idealiter:
- Een vast aanspreekpunt dat jouw organisatie en processen leert kennen
- Toegang tot een breder team met expertise op verschillende privacygebieden
- Praktische ondersteuning bij zowel strategische als operationele vraagstukken
- Trainingen en awareness-sessies voor je medewerkers
- Documentatie en tooling die je zelf kunt hergebruiken
Partijen als DPO Consultancy, inmiddels onderdeel van de Benelux-brede Resilience Group samen met Infosentry en The Security Factory, bieden PO-as-a-Service in verschillende varianten aan. Je kunt kiezen voor losse ondersteuning per uur, een vast maandabonnement of een uitgebreid Privacy-as-a-Service pakket met meerdere serviceniveaus, afhankelijk van de complexiteit en volwassenheid van jouw organisatie.
Tot slot
Privacy is te belangrijk om aan het toeval over te laten, maar te specialistisch om er zelf continu bovenop te zitten zonder de juiste kennis. Een externe Privacy Officer biedt organisaties de zekerheid dat het goed geregeld is, met de flexibiliteit die past bij hoe je bedrijf zich ontwikkelt. Voor veel MKB’ers en scale-ups is PO as a service dan ook geen tijdelijke oplossing, maar een structurele keuze die uiteindelijk goedkoper, sneller en effectiever blijkt dan het alternatief.
